SalesKing Blog - Rechnungssoftware

Being able to export data, is a crucial feature of business software. Most applications offer export formats like XLS, XML or HTML with a fixed set of data-fields and a static internal markup. We also tried to take this road, but realized its drawbacks very soon.

We felt the need for a new approach, driven by the fact that we don’t know how our users want their data. Paired with our reach for freedom, we implement an outstanding flexible export system. It is based on export-templates which define:

• exportable data-fields (through placeholders)
• arbitrary text-based output:  HTML, XML, CSV, Plain text, … whatever you want!

To aid with HTML/XML generation one can further choose between HAML or Textile markup.

Export template creating a HTML table. Uses HAML Markup.

An export template is bound to a specific data type(invoices, estimates, clients) and will show up in the export dialog. To create a new export activate the batch control and choose the green arrow. Finished exports are saved to the export log, from where the file can be downloaded.

Create a new export

Of course, we have not yet reached all of our goals, so our roadmap contains:

• email an export
• export attachments (archived PDF)
• export all records by a given filter

During this week the first couple of batch operations made their way into SalesKing. Our unique intuitive batch control is now available for invoices, estimates orders, credit-notes and  payment reminders. Allowing you to create PDF-files(archived versions), change the status and export multiple documents.

Wondering about exports? Yes its brand new feature, which will be introduced in another article.

Worldwide unique batch control

To select documents from the list, you can either click [+] (select all), use the check-boxes (select single) or draw a rectangle with your mouse. During mouse selection you can add records by holding down CTRL. The [-] simply inverts the current selection.

Batch create pdf versions of multiple documents

All batch operations are processed in the background and, when finished, their result is logged to the history. As stated above those first three operations are just the beginning, stay tuned for more:

• email sending
• deleting
• tagging
• commenting
• add payments

And of course we will introduce the batch control step by step for all other lists (clients, products, logs).

Ein ereignisreiches Jahr ist zu Ende gegangen und wir von SalesKing bedanken uns herzlich für Ihr Vertrauen, Ihre Verbesserungsvorschläge, Ihre Weiterempfehlungen und auch für Ihre gelegentliche Nachsicht.

Gleichzeitig mit Jahreswechsel beenden wir, wie schon per Newsletter angekündigt, unsere einjährige Beta-Phase und somit steht SalesKing nun jedermann offen zur Verfügung. Wir haben das letzte halbe Jahr intensiv an der Verbesserung unserer Software gearbeitet und aus dem Anspruch heraus SalesKing auch weiterhin nach Ihren Wünschen zu formen, hat SalesKing jetzt seinen Preis.

Unser Preismodel ist vorerst dreigeteilt, und gliedert sich wie folgt:

• Freelancer: 1 User 9 € / Monat
• Startup: 3 User 49 € / Monat
• Business: 10 User / 69 € / Monat

Daneben wird es weiterhin einen kostenfreien Account geben, der sich allerdings auf die simple Rechnungsstellung beschränkt. Neue User können SalesKing 30 Tage in vollen Umfang testen, bevor sie auf die freie Version herabgestuft werden.

Wir freuen uns, Ihnen auch in diesem Jahr mit diversen Verbesserungen das Rechnung schreiben und die Kundenverwaltung zu vereinfachen. Auf unserer Roadmap stehen dafür ganz oben:

• bessere Verwaltung von Abo’s (z.Z. noch wiederkehrende Rechnungen)
• Batch-Verarbeitung z.B. Massendruck & Versand
• Postversand & Signatur
• API

And here’s another one for those to whom our default formatting does not fit. The second most requested feature, of international users, was the ability to change the currency and money format … well here it is:

New currency formatting options

While editing have an eye on the money value next to the currency chooser,  showing a live preview of your settings.  Another option worth mentioning is  the decimal precision selector. Besides the setting you make, all money values are stored with  six decimal places. When displayed they are rounded to the chosen precision.

We provide  a couple of currencies but not all have good defaults (inserted on select). If you provide us with options for your country/currency we will update them.

This is the first post for our international users .. sorry guys .. took us a while. But now you can finally change and customize your date format.

New Date formatting options

Within the date format field you can use a couple of placeholders to change the date formatting in any way you like. The formatting will then be used everywhere a date is shown, be it in an invoice list or on an invoice pdf template.

Date format templates

For the beginners in date formatting there are a couple of templates to provide an easy start. The pro’s should take a look into ruby’s strftime function.

Wie schon im letzten Post bemerkt, wurden mit dem heutigen Update Mahnungen verfügbar. Daneben gab es einen Schwung kleinerer Änderungen.

Angebote

Endlich können Angebote explizit mit einem Status versehen werden. Bei dieser Gelegenheit wurden die Stati verschlankt und überflüssige entfernt. Verfügbare Angebots-Status sind:

Entwurf, Offen, Angenommen, Abgelehnt

Im Hintergrund haben wir den ehemaligen Status “Abgerechnet” in “Angenommen” umgewandelt. Dieser Status wurde automatisch gesetzt sobald eine Rechnung für ein Angebot erstellt wurde. Diese Funktion wurdeersatzlos gestrichen. Die Gründe führe ich gerne im Kommentar auf, falls sich jemand dafür interessiert.

Weiterhin haben wir Angeboten das neue Feld “Titel” spendiert. Es wird bereits für Mahnungen genutzt und macht aus unserer Sicht auch in Angeboten eine gute Figur um z.B. einen Projekttitel auf den PDF Vorlagen abzubilden. Das Titel Feld fließt auch mit in die Freitextsuche ein.

Rechnungen

Die automatische Vergabe von Rechnungsnummern für neue Rechnungen findet nicht mehr statt (das Formularfeld Nummer bleibt leer). Das hat den Vorteil, dass Rechnungen, als Entwurf gespeichert,  keine Nummern belegen. Da ein Entwurf hin und wieder gelöscht wurde, führte das zum manuellen Zurücksetzten des Nummernkreises. Wie bisher wird die Nummer und das Rechnungsdatum  automatisch beim Öffnen der Rechnung vergeben.

Hauptmenu

Nachdem sich unter dem Hauptnavigationspunkt “Rechnungen”  immer mehr Dokumententypen  angesammelt haben, wurde es Zeit für ein Aufklapp-Menü.

Rechnung Menu mit Gutschriften, Mahnungen, wiederkehrenden Rechnungen

In Zukunft wird es nur noch ein Navi-Punkt “Dokumente” geben unter welchem dann auch Angebote zu finden sind.

Geheimes

Im obigen Screenshot sieht man schon ein neues Modul .. finde den Fehler… es ist aber bei weitem noch nicht fertig. Ebenso noch im Geheimen sind Web-Vorlagen und Produkt Bilder / Anhänge.

Interface

Das Formular zur Suche der Login-Adresse erhielt eine kleine Usability-Verbesserung, sobald ein Feld( Domain oder Email) ausgefüllt wird, wird das andere deaktiviert.

Die Anzeige des Gesamt-Saldo im Header wurde entfernt. Diese interne Information störte User immer wieder wenn Angestellte oder Freunde einen Blick auf den Monitor warfen.

Als letztes haben wir uns den Listen und der Sortierung gewidmet. Seit der ersten Liste gab es immer wieder Diskussionen um die Standardsortierung(beim ersten Aufruf). Die Rechnungsliste z.B. wechselte die Sortierung im Laufe der Zeit von Rechnungsdatum, Status, Preis, Kunde und zuletzt Rechnungsnummer. Gleiches setzte sich in Produkten und Kunden fort. Um dem ein Ende zu setzten werden jetzt alle Listen nach Änderungsdatum sortiert. Der User hat damit eine konsistente Sortierung über alle Datentypen hinweg und kann schnell und ohne Suche auf aktuelle Daten zugreifen.

Mit dem heutigen Update sind Mahnungen verfügbar. Mahnungen werden aus einer bestehenden Rechnung erzeugt. Der Link dafür befindet sich in der Rechnungsdetailansicht:

Rechnung Sidebar Navigation

In den Mahnungs-Einstellungen  können für drei Mahnstufen jeweils die Mahngebühr, die Fälligkeit, der Titel sowie die Ein-/Ausleitenden Texte definiert werden. Sollten Sie keine Mahngebühren erheben z.B. bei der ersten freundlichen Zahlungserinnerung, lassen Sie das Feld Mahngebühr in den Einstellungen einfach leer.

Detailansicht einer Mahnung

Die Detailansicht unterscheided sich kaum von den anderen Dokumententypen(Rechnung/Angebot/Gutschrift). Im Formular werden die Unterschiede schon deutlicher, denn es gibt keine Mehrwertsteuer, Rabatt oder Mengenfelder. Eine Mahnung hat lediglich zwei Posten: Erstens die Rechnung zu der die Mahnung gehört und zweitens die Mahngebühren.

Über eigene PDF Vorlagen und Email Vorlagen können Sie die Ausgabe zusätzlich anpassen um z.B. ein PDF mit den erweiterten rechtlichen Schritten für die dritte Mahnstufe zu verwenden.

Was ist mit “Diese Woche in SalesKing”?

Wir haben uns entschieden die Artikelserie mit schlagkräftigeren Titeln zu versehen, um unseren RSS-Feed Abonnenten .. und natürlich auch Google .. einen besseren Blick auf Neuigkeiten zu geben. Die Artikel werden weiterhin mit “weekly-news” getagged.

Die letzten zwei Wochen waren wir natürlich nicht untätig. Es wurden wie immer zahlreiche kleiner Fehler beseitigt, doch hauptsächlich konzentrierten wir uns auf Mahnungen, Produkte und Sprachen.

Mahnungen

Das von vielen ersehnte Mahnungs-Modul steht kurz vor dem Release. Hier ein  Sneak-Preview

Liste der Mahnungen

Mahnungen verfügen natürlich analog zu Rechnungen/Angeboten über eigene Email- und PDF-Vorlagen. Die weiteren Details gibt es mit dem Release.

Produkte

Wie schon angekündigt, wird es alsbald möglich sein Produkte zu veröffentlichen. Dieses Thema ist nicht so trivial wie es auf den ersten Blick scheint, denn es impliziert unter anderem Formatierungsoptionen und Bestellfunktion. Wer jetzt an e-commerce und Shopsysteme denkt liegt nicht ganz falsch.
Die Herausforderung für uns besteht darin das System möglichst einfach zu halten, denn der zugrunde liegende Use-Case sind Mini-Shops oder auch Service-Anbieter … siehe SalesKing.

Sprachen

Wir haben von Anfang an großen Wert auf Mehrsprachigkeit gelegt. Das Manifestiert sich auch in der Entscheidung für eine eu-Domain. Problematisch war bisher der Fakt, dass Übersetzungen nur sehr umständlich (per gettext) erstellt werden konnten. Mit der Einführung eines neuen Übersetzungsformates sind wir dem Ziel, Online-Übersetzungen im Browser, etwas näher gekommen. Im Zuge der Umstellung gilt es sämtliche Zeichenketten im Quellcode zu ändern, die Sprachdateien aufzuräumen und ca. 3000 Übersetzungen neu zu ordnen.
Klingt aufwendig? … ist es auch, weshalb leider noch kein finaler Termin genannt werden kann.

Diese Woche fing mit dem Live-Update an. Die Neuerungen der letzten Woche Gutschriften/Nachkommastellen stehen damit unseren Usern zur Verfügung.

Am Freitag gab es das zweite Update mit Suchfunktion für Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Produkte. In Dokumenten(Rechnung/Angebot/Gutschrift) erfolgt die Suche über Nummer und Auftragsnummer. In Produkten kann nach Namen, Nummer, Preis und Beschreibung gesucht werden. Daneben gab es neue Schriften für die PDF-Erstellungen(Liste folgt) und kleinere Kosmetik im Rollen und Rechtesystem.

Für die kommende Woche sind schrittweise Neuerungen im Produktbereich zu erwarten. Zuerst wird sich um die Veröffentlichung von Produkten drehen … es bleibt spannend.