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Wie schon im letzten Post bemerkt, wurden mit dem heutigen Update Mahnungen verfügbar. Daneben gab es einen Schwung kleinerer Änderungen.

Angebote

Endlich können Angebote explizit mit einem Status versehen werden. Bei dieser Gelegenheit wurden die Stati verschlankt und überflüssige entfernt. Verfügbare Angebots-Status sind:

Entwurf, Offen, Angenommen, Abgelehnt

Im Hintergrund haben wir den ehemaligen Status “Abgerechnet” in “Angenommen” umgewandelt. Dieser Status wurde automatisch gesetzt sobald eine Rechnung für ein Angebot erstellt wurde. Diese Funktion wurdeersatzlos gestrichen. Die Gründe führe ich gerne im Kommentar auf, falls sich jemand dafür interessiert.

Weiterhin haben wir Angeboten das neue Feld “Titel” spendiert. Es wird bereits für Mahnungen genutzt und macht aus unserer Sicht auch in Angeboten eine gute Figur um z.B. einen Projekttitel auf den PDF Vorlagen abzubilden. Das Titel Feld fließt auch mit in die Freitextsuche ein.

Rechnungen

Die automatische Vergabe von Rechnungsnummern für neue Rechnungen findet nicht mehr statt (das Formularfeld Nummer bleibt leer). Das hat den Vorteil, dass Rechnungen, als Entwurf gespeichert,  keine Nummern belegen. Da ein Entwurf hin und wieder gelöscht wurde, führte das zum manuellen Zurücksetzten des Nummernkreises. Wie bisher wird die Nummer und das Rechnungsdatum  automatisch beim Öffnen der Rechnung vergeben.

Hauptmenu

Nachdem sich unter dem Hauptnavigationspunkt “Rechnungen”  immer mehr Dokumententypen  angesammelt haben, wurde es Zeit für ein Aufklapp-Menü.

Rechnung Menu mit Gutschriften, Mahnungen, wiederkehrenden Rechnungen

In Zukunft wird es nur noch ein Navi-Punkt “Dokumente” geben unter welchem dann auch Angebote zu finden sind.

Geheimes

Im obigen Screenshot sieht man schon ein neues Modul .. finde den Fehler… es ist aber bei weitem noch nicht fertig. Ebenso noch im Geheimen sind Web-Vorlagen und Produkt Bilder / Anhänge.

Interface

Das Formular zur Suche der Login-Adresse erhielt eine kleine Usability-Verbesserung, sobald ein Feld( Domain oder Email) ausgefüllt wird, wird das andere deaktiviert.

Die Anzeige des Gesamt-Saldo im Header wurde entfernt. Diese interne Information störte User immer wieder wenn Angestellte oder Freunde einen Blick auf den Monitor warfen.

Als letztes haben wir uns den Listen und der Sortierung gewidmet. Seit der ersten Liste gab es immer wieder Diskussionen um die Standardsortierung(beim ersten Aufruf). Die Rechnungsliste z.B. wechselte die Sortierung im Laufe der Zeit von Rechnungsdatum, Status, Preis, Kunde und zuletzt Rechnungsnummer. Gleiches setzte sich in Produkten und Kunden fort. Um dem ein Ende zu setzten werden jetzt alle Listen nach Änderungsdatum sortiert. Der User hat damit eine konsistente Sortierung über alle Datentypen hinweg und kann schnell und ohne Suche auf aktuelle Daten zugreifen.

Eigene PDF-Vorlagen von Rechnungen und Angeboten können ab sofort samt Einstellungen mit einem Klick kopiert werden.

Das Kopieren von Standard PDF-Vorlage ist bisher jedoch noch nicht möglich. Neu hinzugekommen sind in den Einstellungen der PDF-Vorlagen die Felder Zwischensumme und Übertrag, die nun frei übersetzt werden können. Desweiteren werden Einstellungen zu nicht verwendeten PDF-Blöcken nun automatisch ausgeblendet.

Das Schreiben von Angeboten ist oft eine zeitaufwändige Angelegenheit. Damit diese in Zukunft etwas schneller von der Hand gehen, haben wir uns zum Ziel gesetzt, die Erstellung der Angebote möglichst einfach und übersichtlich zu halten. Dabei sollen jedoch weiterhin individuelle und anspruchsvolle Angebote erstellt werden können.

Im aktuellen SalesKing haben wir nun die erste Version der Angebote integriert – noch ist nicht alles so perfekt, wie es einmal werden soll – doch es sieht schon ganz gut aus und wir werden die Funktion weiter ausbauen.

Angebote können zur Zeit folgende Status haben:

• Entwurf
• Offen
• In Rechnung gestellt

Weitere Status werden bald folgen:

• Versandt
• Erhalten
• Beantwortet
• Akzeptiert

Hilfreich ist auch das Feature “Angebot kopieren“, so dass man jedes bisher erstellte Angebot als Vorlage wiederverwenden kann. Aus einem “In Rechnung gestellten Angebot” wird im SalesKing automatisch eine neue Rechnung erstellt, dies spart viel Zeit.  Jede Rechnung, die auf einem Angebot basiert, wird automatisch mit dieser verknüpft.

Neugierig geworden? Dann ab zum Beta-Test!

Auch Peer Wandiger hat sich in seinen Blog Gedanken zu dem Thema “Angebote schreiben” gemacht und kommt zum dem Fazit:

Angebote können ein sehr machtvolles Instrument sein, Kunden für sich zu gewinnen. Sollte sich beim ersten Gespräch der Eindruck ergeben, dass der potentielle Kunde wirklich an einem Angebot interessiert ist, dann sollten Sie sich die Mühe machen, ein individuelles Angebot zu
erstellen. Oft sind es ein oder zwei ganz individuelle Dinge, die ein Angebot von der Konkurrenz abheben können…

via selbstaendig-im-netz

Wer seine Angebote optimieren möchte, den möchten wir noch auf zwei weitere interessante Artikel verweisen: “So schreiben Sie gewinnende Angebote, denen kein Auftraggeber widerstehen kann” von Katja Bartholmess (gefunden über ixpro) und “überzeugende Angebote schreiben“.

An Anregungen und Verbesserungsvorschlägen zu unseren Angeboten sind wir immer interessiert, schreiben Sie uns!

Nach regem Feedback der Beta-User haben wir unsere Roadmap angepasst und den Punkt “Angebote” nach vorne gezogen. Die Erstellung und Verwaltung von Angeboten war für die beta 0.04 geplant, doch nun wird sie schon im nächsten Release(0.02) verfügbar sein.

Wie sich während der Umsetzung herausstellte war es auch aus technischer Sicht eine gute Entscheidung diesen Entwicklungsschritt schon früh zu vollziehen. Da Angebote Rechnungen ähneln, konnten wir viele gemeinsame Funktionen bündeln. Diese Kapselung (nach dem DRY-Prinzip) lässt uns zukünftige Erweiterungen wie z.B. Bestellungen mit weniger Kopfschmerzen implementieren. Unsere Benutzern sehen diesen Ansatz unter anderem in der Bedienoberfläche, welche sich in den Listen und Detailansichten sehr an der Rechnungsverwaltung orientiert.

Ein weiterer Punkt, der sich quasi automatisch ergab, ist die bessere Trennung innerhalb der Einstellungen. Beispielsweise kann zukünftig jede PDF Vorlage mit eigenen Druckeinstellungen versehen werden und es gibt separate PDF Vorlagen für Angebote und Rechnungen.

Der Release ist im Laufe der nächsten Woche geplant.