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Wie schon im letzten Post bemerkt, wurden mit dem heutigen Update Mahnungen verfügbar. Daneben gab es einen Schwung kleinerer Änderungen.

Angebote

Endlich können Angebote explizit mit einem Status versehen werden. Bei dieser Gelegenheit wurden die Stati verschlankt und überflüssige entfernt. Verfügbare Angebots-Status sind:

Entwurf, Offen, Angenommen, Abgelehnt

Im Hintergrund haben wir den ehemaligen Status “Abgerechnet” in “Angenommen” umgewandelt. Dieser Status wurde automatisch gesetzt sobald eine Rechnung für ein Angebot erstellt wurde. Diese Funktion wurdeersatzlos gestrichen. Die Gründe führe ich gerne im Kommentar auf, falls sich jemand dafür interessiert.

Weiterhin haben wir Angeboten das neue Feld “Titel” spendiert. Es wird bereits für Mahnungen genutzt und macht aus unserer Sicht auch in Angeboten eine gute Figur um z.B. einen Projekttitel auf den PDF Vorlagen abzubilden. Das Titel Feld fließt auch mit in die Freitextsuche ein.

Rechnungen

Die automatische Vergabe von Rechnungsnummern für neue Rechnungen findet nicht mehr statt (das Formularfeld Nummer bleibt leer). Das hat den Vorteil, dass Rechnungen, als Entwurf gespeichert,  keine Nummern belegen. Da ein Entwurf hin und wieder gelöscht wurde, führte das zum manuellen Zurücksetzten des Nummernkreises. Wie bisher wird die Nummer und das Rechnungsdatum  automatisch beim Öffnen der Rechnung vergeben.

Hauptmenu

Nachdem sich unter dem Hauptnavigationspunkt “Rechnungen”  immer mehr Dokumententypen  angesammelt haben, wurde es Zeit für ein Aufklapp-Menü.

Rechnung Menu mit Gutschriften, Mahnungen, wiederkehrenden Rechnungen

In Zukunft wird es nur noch ein Navi-Punkt “Dokumente” geben unter welchem dann auch Angebote zu finden sind.

Geheimes

Im obigen Screenshot sieht man schon ein neues Modul .. finde den Fehler… es ist aber bei weitem noch nicht fertig. Ebenso noch im Geheimen sind Web-Vorlagen und Produkt Bilder / Anhänge.

Interface

Das Formular zur Suche der Login-Adresse erhielt eine kleine Usability-Verbesserung, sobald ein Feld( Domain oder Email) ausgefüllt wird, wird das andere deaktiviert.

Die Anzeige des Gesamt-Saldo im Header wurde entfernt. Diese interne Information störte User immer wieder wenn Angestellte oder Freunde einen Blick auf den Monitor warfen.

Als letztes haben wir uns den Listen und der Sortierung gewidmet. Seit der ersten Liste gab es immer wieder Diskussionen um die Standardsortierung(beim ersten Aufruf). Die Rechnungsliste z.B. wechselte die Sortierung im Laufe der Zeit von Rechnungsdatum, Status, Preis, Kunde und zuletzt Rechnungsnummer. Gleiches setzte sich in Produkten und Kunden fort. Um dem ein Ende zu setzten werden jetzt alle Listen nach Änderungsdatum sortiert. Der User hat damit eine konsistente Sortierung über alle Datentypen hinweg und kann schnell und ohne Suche auf aktuelle Daten zugreifen.

Die KingPDF::TableMachine, so ist Ihre exakte Typenbezeichnung, ist für das fehlerfreie Verteilen von tabellarischen Rechnungsdaten über mehrere Seiten zuständig, sie erstellt (fast) beliebige Kopf- und Fuß-Zeilen, verwaltet Datenzeilen und passt den Tabellen-Platz seitenweise an.

Sei es eine Rechnung, Angebot oder Mahnung, die PDF-Tabellen-Machine muss mit diversen Unbekannten umgehen und trotzdem am Ende ein sauberes PDF produzieren.

Erstellt der User ein Dokument und erzeugt daraus ein PDF, können wir Folgendes nicht voraussehen:

• Die Anzahl der Daten z.B Posten einer Rechnung / Angebot
• Die Anzahl der angezeigten Spalten z.B. Beschreibung, Menge, Preis
• Anzahl der Kopf-/Fußzeilen z.B. Übertrag, Versandkosten, Summen
• Die benutze PDF-Vorlage z.B. Rechnungs-Vorlage, Angebots-Vorlage
• Wechselnde Seiten innerhalb der Vorlage (Multipage-PDF)

Das Erstellen einer PDF-Rechnung erscheint, dem User oder Entwickler, als triviale Aufgabe … ist es auch … wenn ALLE oben genannten Variablen VORHER bekannt sind. Doch Einschränkungen wie diese sind Gegner des SalesKing. Der SalesKing strebt nach Freiheit im Dokumenten-Design und Layout. Zwei seiner Hauptgegner sind dabei Word-Rechnungen oder Excel-Vorlagen.
Wenn Sie jetzt denken: “Meine Word-Rechnung ist aber immer bezahlt worden!”, kann ich nur sagen, Word wurde nicht dafür gemacht den Rechnungs-Workflow zu unterstützen, sei es für 5, 100 oder 10000 Rechnungen … doch das ist ein anderes Thema.

Die dunkle Seite

… sieht meist nur der Programmierer und in diesem Falle habe ich viel Dunkelheit vor dem Licht gesehen. Nun da es langsam hell wird, sind wir imstande sehr viele Posten aus Mahnung, Angebot und Rechnung(mit noch minimalen Einschränkungen) auf sehr viele individuelle Seiten zu verteilen.

Es gibt natürlich auch für den User eine dunkle Seite der Freiheit: Er muss seine Möglichkeiten erlernen. Wir versuchen diesen Lernprozess zwar durch sinnvolle Vorgaben zu verringern, doch irgendwann hat jeder einmal seinen Spezialfall. Das Abfedern solcher Spezialfälle übernimmt die Tabellen-Maschine.

Freiheit in Layout, Design und Mehrseitigkeit

Die neue Waffe des SalesKing, die KingPDF::TableMachine, testet jede Seite 2-3mal mit den echten Rechnungsposten bevor sie zum Druck freigegeben wird. Sie ist verantwortlich für:

• Aufteilung der Rechnungsposten pro Seite
• Überträge am Anfang jeder Folgeseite
• Zwischensummen am Ende jeder Seite
• keine allein stehenden Gesamtsummen auf der letzten Seite
• Passgenauigkeit der Posten im Platzhalter-Block bei beliebiger Anzahl von Spalten und Zeilen innerhalb der Posten-Liste
• Überschreiben der Grußformel (=ungenutzter Platz nach den Posten)
• beliebige Positionierung der Rechnungsposten pro Vorlagen-Seite

Sind Sie bereits SalesKing Benutzer finden sie einige Einstellungen für die TableMachine in den Settings jeder Vorlage:

Die PDF Vorlagen Liste

PDF Vorlage mit Einstellungen der Rechnungsposten

Möchten Sie Ihre Vorlage im Acrobat erweitert anpassen, müssen Sie den Platzhalter-Block “line_items” bearbeiten. Falls Ihnen das nichts sagt, sollten sie die weiteren Artikel der “KingPDF-Templates” Reihe lesen.