Eigene PDF-Vorlagen von Rechnungen und Angeboten können ab sofort samt Einstellungen mit einem Klick kopiert werden.
Das Kopieren von Standard PDF-Vorlage ist bisher jedoch noch nicht möglich. Neu hinzugekommen sind in den Einstellungen der PDF-Vorlagen die Felder Zwischensumme und Übertrag, die nun frei übersetzt werden können. Desweiteren werden Einstellungen zu nicht verwendeten PDF-Blöcken nun automatisch ausgeblendet.
Der mite-Importer!
SalesKing Benutzer haben nun auch die Möglichkeit Arbeitszeiten, die mit dem beliebten Online-Timetracking-Tool mite erfasst wurden zu importieren und in eine Rechnung umzuwandeln.
Mit mite erfasste Zeiten lassen sich einfach importieren: Nach der Auswahl eines aktiven Projekts aus mite lassen sich verbundene Zeiteinträge, optional gruppiert nach Leistung, Zeitraum oder beidem, importieren. Des weiteren kann auch ein individueller Arbeitszeitraum definiert werden.
Verknüpfung einrichten
Um die Zusammenarbeit mit dem Timetracking Tool mite zu ermöglichen, muss der Zugriff auf die mite API aktiviert werden. Die Option befindet sich auf mite in den Einstellungen(oben rechts klick auf Benutzername). Dort einfach den Zugriff auf die API aktivieren und den angezeigten API-Schlüssel kopieren.
Zusätzlich zum mite Login (Ihre mite Subdomain) wird dann in SalesKing unter dem Menüpunkt #Einstellungen => Firmeneinstellungen der mite API-Schlüssel eingetragen; er dient der sicheren Authentifizierung des Zugriffs.
Screencast
SalesKing feat. mite! Arbeitszeiten aus mite importieren und in Rechnungen umwandeln from SalesKing on Vimeo.
Vielen Dank, an das mite Team für das super Feedback sowie an Jan und Lars von Railslove für die tatkräftige Unterstützung bei der Umsetzung des mite-Importers.
Im Performance Test hängt SalesKing die Konkurrenz deutlich ab, dies ist nicht nur auf die schnellen Server von Globalways zurückzuführen, sondern hängt maßgeblich von der Ressourcen schonenden XHTML Programmierung (10-25kb), den schlanken Grafiken (50-70kb), dem optimierten JavaScript (42kb) und der konsequenten Reduzierung der Requests zusammen. Mit YSlow getestet erreicht SalesKing ein Performance Grade: von B (89).
Eigentlich kommen wir sogar auf 100%, denn der einzige von uns nicht erfüllte Punkt (2. Use a CDN), ist für unseren Softwaretyp zu vernachlässigen.
Vergleichen Sie die Performance gerne mit der Konkurrenz, wir haben dies gemacht und haben bisher keine online basierte Rechnungssoftware gefunden die bessere Werte vorzuweisen hat. Damit dies auch so bleibt werden wir SalesKing auch in Zukunft weiter optimieren.
SalesKing YSlow Stats (HTML variiert ja nach Seite)
In der recht kurzweiligen Präsentation des SalesKing auf dem Barcamp Berlin 3, sprach ich über den jetzigen Entwicklungsstand, und ging danach tiefer auf die zukünftige API mit ihren Möglichkeiten ein.
Hier können Sie die 7 Seiten der SalesKing API Barcamp Berlin Päsentation als PDF ansehen
Um dem Titel des Vortrages gerecht zu werden, zeigte ich am Ende noch die Funktionsweise der PDF Vorlagen für Rechnungen und Angebote. Da ich in den letzten Postings schon tiefer darauf eingegangen bin, ist dieser Part nicht in der Präsentation enthalten. Hier gehts zur “KingPDF-Templates” Reihe
Die Session wurde von Hobnox ausgestrahlt, doch leider habe ich es, als Video-Community-Dummi, nicht finden können.
Die KingPDF::TableMachine, so ist Ihre exakte Typenbezeichnung, ist für das fehlerfreie Verteilen von tabellarischen Rechnungsdaten über mehrere Seiten zuständig, sie erstellt (fast) beliebige Kopf- und Fuß-Zeilen, verwaltet Datenzeilen und passt den Tabellen-Platz seitenweise an.
Sei es eine Rechnung, Angebot oder Mahnung, die PDF-Tabellen-Machine muss mit diversen Unbekannten umgehen und trotzdem am Ende ein sauberes PDF produzieren.
Erstellt der User ein Dokument und erzeugt daraus ein PDF, können wir Folgendes nicht voraussehen:
Das Erstellen einer PDF-Rechnung erscheint, dem User oder Entwickler, als triviale Aufgabe … ist es auch … wenn ALLE oben genannten Variablen VORHER bekannt sind. Doch Einschränkungen wie diese sind Gegner des SalesKing. Der SalesKing strebt nach Freiheit im Dokumenten-Design und Layout. Zwei seiner Hauptgegner sind dabei Word-Rechnungen oder Excel-Vorlagen.
Wenn Sie jetzt denken: “Meine Word-Rechnung ist aber immer bezahlt worden!”, kann ich nur sagen, Word wurde nicht dafür gemacht den Rechnungs-Workflow zu unterstützen, sei es für 5, 100 oder 10000 Rechnungen … doch das ist ein anderes Thema.
… sieht meist nur der Programmierer und in diesem Falle habe ich viel Dunkelheit vor dem Licht gesehen. Nun da es langsam hell wird, sind wir imstande sehr viele Posten aus Mahnung, Angebot und Rechnung(mit noch minimalen Einschränkungen) auf sehr viele individuelle Seiten zu verteilen.
Es gibt natürlich auch für den User eine dunkle Seite der Freiheit: Er muss seine Möglichkeiten erlernen. Wir versuchen diesen Lernprozess zwar durch sinnvolle Vorgaben zu verringern, doch irgendwann hat jeder einmal seinen Spezialfall. Das Abfedern solcher Spezialfälle übernimmt die Tabellen-Maschine.
Die neue Waffe des SalesKing, die KingPDF::TableMachine, testet jede Seite 2-3mal mit den echten Rechnungsposten bevor sie zum Druck freigegeben wird. Sie ist verantwortlich für:
Sind Sie bereits SalesKing Benutzer finden sie einige Einstellungen für die TableMachine in den Settings jeder Vorlage:
Die PDF Vorlagen Liste
PDF Vorlage mit Einstellungen der Rechnungsposten
Möchten Sie Ihre Vorlage im Acrobat erweitert anpassen, müssen Sie den Platzhalter-Block “line_items” bearbeiten. Falls Ihnen das nichts sagt, sollten sie die weiteren Artikel der “KingPDF-Templates” Reihe lesen.
Sie müssen wiederkehrende Rechnungen schreiben? Kein Problem. SalesKing hat seit dem letztem Update eine neue Abo Funktion für Rechnungen.
Wenn Sie Rechnungen stellen, die wiederholt an den gleichen Rechnungsempfänger gehen, dann können Sie nun die automatische Rechnungswiederholung nutzen. Sie können das Start und End-Datum der Wiederholung festlegen, sowie den Wiederholungsintervall.
Falls Sie kein Enddatum(z.B. bis zum Ablaufdatum eines Vertrages) angeben wird, wiederholt sich die Rechnung endlos. Aktuell bieten wir folgende Wiederholungsintervalle an:
Um eine Rechnung zu wiederholen, klicken Sie zunächst auf Rechnungen und dann auf den Tab wiederkehrende Rechnungen. Hier können Sie eine wiederkehrende Rechnung anlegen, aus dieser werden dann regelmäßig neue Einzel Rechnungen erstellt. 
Wiederkehrende Rechnungen können auch kopiert werden, bisher ist es jedoch nicht möglich den Empfänger zu wechseln oder mehrere Empfänger einer Rechnung zu zuweisen. (wird kommen 
Weiterhin kann auch aus jeder bestehenden Einzel Rechnung eine neue wiederkehrende Rechnung erstellt werden. Hierfür finden sie in der Detailansicht jeder Rechnung den Link “Regelmäßig wiederholen” (oben Rechts im Menü).
Weiter Optimierungen des Wiederkehrenden-Rechnungs-Workflow sind in Planung. Wenn sie spezielle Wünsche oder Vorschläge zu dieser Abo Rechnung Funktion haben können Sie diese gerne als Kommentar hinterlassen, wir werden uns dann bemühen diese best möglichst zu implementieren.
Heute ist ein lang ersehnter Traum für mich in Erfüllung gegangen. Ich habe unser neuen flexibleren PDF-Tabellen-Maschine Leben eingehaucht.
Um zu erklären was dieser (Programmierer) Traum bedeutet und was das ganze mit flexiblen Layout zu tun hat, hole ich etwas weiter aus und vielleicht bekommen Sie danach auch Lust es einmal live zu erleben.
Mich begleitet das Rechnungs-Vorlagen Thema nun schon seit Jahren, weshalb ich mich entschlossen habe diesem eine kleine Serie über unsere “KingPDF-Templates”zu widmen. So kann ich den Teilbereichen mehr Aufmerksamkeit zukommen lassen und Google freut sich auch.
In diesem ersten Teil gehe ich auf die grafischen Grundlagen ein. Es folgen entsprechend dem Workflow(vom Design bis zum fertigen Dokument): das Bearbeiten der Daten-Platzhalter, die Verwaltung/Verarbeitung im SalesKing, sowie je nach Gusto einige tabellarische Spezialitäten.
Seitdem ich Rechnungen schreibe ist einer der ersten Schritte, in jeder neuen Rechnungs-Software, die Rechnungs-Vorlage anzupassen. Ob es das Rechnungs-Layout war oder die in der Vorlage enthaltenen Daten (Platzhalter), der Anpassbarkeit waren immer Grenzen gesetzt. In keiner Software konnte ein professioneller Design-Agentur Workflow, von Photoshop/Freehand/InDesign in den Adobe Acrobat bis zum finalen druckechten PDF-Dokument, verlustfrei durchgeführt werden.
Alle meine Versuche ob in Word, Excel, Lexware oder in diversen eigenen und fremden Online-Rechnungs-Lösungen endeten immer dem traurigen Fazit:
Wenn nicht von mir, dann kam es von Ole, welcher als Grafik-Designer naturgemäß noch schneller unglücklich war. Doch warum? Die Antwort ist einfach:
Nun gut, man könnte denken, aus Word lassen sich ja auch PDF’s erstellen. Jaaa natürlich, aber Word ist zum einen keine Grafiksoftware, zum anderen ist es nicht dafür gedacht Platzhalter für spätere Daten zu enthalten. Ich revidiere deshalb meine Aussage leicht: “Kein mir bekannter, hat PDF Vorlagen mit eingebetteten Datenfeld-Platzhaltern”. Den Platzhaltern widme ich den zweiten Artikel dieser Reihe, weshalb ich nur kurz auf die Grafiksoftware eingehen will.
Wir sind der Meinung:
Der professionelle, kreative Entwicklungsprozess eines Firmendokuments startet(nach dem Papier) in einer Grafiksoftware. Hier hat der Grafiker, hoffentlich dem Coorporate Design folgend, volle Freiheit. Er muss sich nicht an Konventionen für Schriften, Farben, Anordnung oder (ich nenne es mal schnöde) Schmuckelemente halten und kann vor allem garantieren, dass die Grafikdatei als PDF druck-echt ist.
Normalerweise würde man jetzt versuchen das gelieferte Design in ein Word-, Excel oder HTML-Dokument einzubauen, um eine Vorlage für neue Dokumente zu erhalten. Doch genau dieser Schritt ist fatal. Warum nimmt man ein weiteres Format um ein PDF(die Vorlage), mit mehr oder minder großem Aufwand und Designverlust, wiederum in ein PDF(die fertige Rechnung) zu wandeln?
Ganz zu schweigen von weiteren Personen, denn des Grafiker Liebe steckt bestimmt nicht in Word oder gar Programmierung. Der SalesKing sagt solchen Mediensprüngen den Kampf an, denn:
Die SalesKing PDF-Vorlagen geben dem Designer die Macht über die Datenplatzhalter, ähnlich der Freiheit in sein Grafikprogramm. Er kann diese im gewohnten Adobe Acrobat (Writer) erstellen und beliebig platzieren. Das spart Geld, hält das gewünschtes Design ein und spart jede Menge Ärger zwischen den Zuständigen.
Im SalesKing werden die Datenplatzhalter während der Rechnungserstellung mit Namen, Adressen oder auch Bildern gefüllt und heraus kommt … natürlich ein PDF.
Doch genug der eigenen Glorifizierung, natürlich hat auch der SalesKing seine Limits. Vor allem Konventionen in den Platzhaltern erfordern eine, wenn auch kurze, Einarbeitungszeit. Doch dazu mehr im nachfolgenden Artikel, sowie in der “KingPDF-Templates” Reihe
Seit einigen Minuten ist ein neues Update auf dem SalesKing Live-Server deployed. Neben schöneren Rechnungslisten wurden auch einige Bugs gefixt, die Performance optimiert und als weitere Sprache steht nun auch Englisch zur Verfügung.
Was ist neu?
Neue Rechnungs Status Icons
Das Schreiben von Angeboten ist oft eine zeitaufwändige Angelegenheit. Damit diese in Zukunft etwas schneller von der Hand gehen, haben wir uns zum Ziel gesetzt, 
die Erstellung der Angebote möglichst einfach und übersichtlich zu halten. Dabei sollen jedoch weiterhin individuelle und anspruchsvolle Angebote erstellt werden können.
Im aktuellen SalesKing haben wir nun die erste Version der Angebote integriert – noch ist nicht alles so perfekt, wie es einmal werden soll – doch es sieht schon ganz gut aus und wir werden die Funktion weiter ausbauen.
Angebote können zur Zeit folgende Status haben:
Weitere Status werden bald folgen:
Hilfreich ist auch das Feature “Angebot kopieren“, so dass man jedes bisher erstellte Angebot als Vorlage wiederverwenden kann. Aus einem “In Rechnung gestellten Angebot” wird im SalesKing automatisch eine neue Rechnung erstellt, dies spart viel Zeit. Jede Rechnung, die auf einem Angebot basiert, wird automatisch mit dieser verknüpft.
Neugierig geworden? Dann ab zum Beta-Test!
Auch Peer Wandiger hat sich in seinen Blog Gedanken zu dem Thema “Angebote schreiben” gemacht und kommt zum dem Fazit:
Angebote können ein sehr machtvolles Instrument sein, Kunden für sich zu gewinnen. Sollte sich beim ersten Gespräch der Eindruck ergeben, dass der potentielle Kunde wirklich an einem Angebot interessiert ist, dann sollten Sie sich die Mühe machen, ein individuelles Angebot zu
erstellen. Oft sind es ein oder zwei ganz individuelle Dinge, die ein Angebot von der Konkurrenz abheben können…
Wer seine Angebote optimieren möchte, den möchten wir noch auf zwei weitere interessante Artikel verweisen: “So schreiben Sie gewinnende Angebote, denen kein Auftraggeber widerstehen kann” von Katja Bartholmess (gefunden über ixpro) und “überzeugende Angebote schreiben“.
An Anregungen und Verbesserungsvorschlägen zu unseren Angeboten sind wir immer interessiert, schreiben Sie uns!
Hier ein erster Ausblick auf das Dashboard der Rechnungssoftware.
Das Dashboard der Rechnungssoftware SalesKing zeigt eine Übersicht aller aktuellen Informationen und Drilldown Statistiken zu Kunden und Rechnungen.
Die folgenden Boxen/Widgets finden sich auf dem Rechnungs Dashboard
weitere Funktionen folgen bald …