Eigene PDF-Vorlagen von Rechnungen und Angeboten können ab sofort samt Einstellungen mit einem Klick kopiert werden.
Das Kopieren von Standard PDF-Vorlage ist bisher jedoch noch nicht möglich. Neu hinzugekommen sind in den Einstellungen der PDF-Vorlagen die Felder Zwischensumme und Übertrag, die nun frei übersetzt werden können. Desweiteren werden Einstellungen zu nicht verwendeten PDF-Blöcken nun automatisch ausgeblendet.
Die KingPDF::TableMachine, so ist Ihre exakte Typenbezeichnung, ist für das fehlerfreie Verteilen von tabellarischen Rechnungsdaten über mehrere Seiten zuständig, sie erstellt (fast) beliebige Kopf- und Fuß-Zeilen, verwaltet Datenzeilen und passt den Tabellen-Platz seitenweise an.
Sei es eine Rechnung, Angebot oder Mahnung, die PDF-Tabellen-Machine muss mit diversen Unbekannten umgehen und trotzdem am Ende ein sauberes PDF produzieren.
Erstellt der User ein Dokument und erzeugt daraus ein PDF, können wir Folgendes nicht voraussehen:
Das Erstellen einer PDF-Rechnung erscheint, dem User oder Entwickler, als triviale Aufgabe … ist es auch … wenn ALLE oben genannten Variablen VORHER bekannt sind. Doch Einschränkungen wie diese sind Gegner des SalesKing. Der SalesKing strebt nach Freiheit im Dokumenten-Design und Layout. Zwei seiner Hauptgegner sind dabei Word-Rechnungen oder Excel-Vorlagen.
Wenn Sie jetzt denken: “Meine Word-Rechnung ist aber immer bezahlt worden!”, kann ich nur sagen, Word wurde nicht dafür gemacht den Rechnungs-Workflow zu unterstützen, sei es für 5, 100 oder 10000 Rechnungen … doch das ist ein anderes Thema.
… sieht meist nur der Programmierer und in diesem Falle habe ich viel Dunkelheit vor dem Licht gesehen. Nun da es langsam hell wird, sind wir imstande sehr viele Posten aus Mahnung, Angebot und Rechnung(mit noch minimalen Einschränkungen) auf sehr viele individuelle Seiten zu verteilen.
Es gibt natürlich auch für den User eine dunkle Seite der Freiheit: Er muss seine Möglichkeiten erlernen. Wir versuchen diesen Lernprozess zwar durch sinnvolle Vorgaben zu verringern, doch irgendwann hat jeder einmal seinen Spezialfall. Das Abfedern solcher Spezialfälle übernimmt die Tabellen-Maschine.
Die neue Waffe des SalesKing, die KingPDF::TableMachine, testet jede Seite 2-3mal mit den echten Rechnungsposten bevor sie zum Druck freigegeben wird. Sie ist verantwortlich für:
Sind Sie bereits SalesKing Benutzer finden sie einige Einstellungen für die TableMachine in den Settings jeder Vorlage:
Die PDF Vorlagen Liste
PDF Vorlage mit Einstellungen der Rechnungsposten
Möchten Sie Ihre Vorlage im Acrobat erweitert anpassen, müssen Sie den Platzhalter-Block “line_items” bearbeiten. Falls Ihnen das nichts sagt, sollten sie die weiteren Artikel der “KingPDF-Templates” Reihe lesen.
Wie schon im ersten Artikel der “KingPDF-Templates” Reihe angekündigt, werde ich mich hier der Anpassung von SalesKing-Vorlagen mittels Platzhaltern widmen. Steigen wir also direkt wieder ein:
Sie haben ein Rechnungs-Design in Ihrem favorisierten Grafikprogramm erstellt und möchten es als Vorlage im SalesKing verwenden. Nach dem Export als PDF und dem Öffnen im Acrobat-Writer(mit Block-Plugin) ist Ihre Vorlage fertig .. nun gut .. fast fertig. Der SalesKing muss schließlich noch wissen, an welche Stellen er Daten (Namen/Rechnungsposten/Logo usw.) in das PDF schreiben soll. Womit wir beim Artikeltitel wären, denn ein wirklich flexibles Vorlagen(Template)-System benötigt für diesen Schritt zwei Hauptkomponenten:
Schauen wir uns den ersten Punkt im Detail an. Dem Zweiten widme ich einen weiteren Artikel der Serie.
Die Platzhalter-Blöcke in der PDF-Vorlage werden beim Rechnungsdruck, der PDF-Erzeugung, mit echten Daten (Texten/Bildern) gefüllt. Der SalesKing erkennt die Blöcke anhand ihres Namens und liefert die entsprechenden Daten. Das Erstellen der PDF’s übernimmt im SalesKing die in Fachkreisen wohlbekannte, PDFlib mit dem Personalization Server (PPS). Im PPS inbegriffen ist der Acobat Block-Plugin, welcher das Bearbeiten, Erstellen, Kopieren, Ex- und Importieren von Platzhalter-Blöcken ermöglicht. Folgend der Screenshot einer Rechnungsvorlage. Man sieht die Blöcke mit ihrem rot markierten Namen und auf der zweiten Seite(Vorlage für Folgeseiten) einen Block-Dialog, für das markierte Adressfeld.
Screenshoot Acrobat mit aktiviertem Block Plugin
Im SalesKing werden die Blöcke in den PDF-Einstellungen ebenfalls sichtbar, hier eine weitere Rechnungs-Vorlage:
Vorschau einer PDF Rechnungsvorlage in den SalesKing PDF Einstellungen
Blöcke können an beliebige Stellen im Dokument platziert werden. Zusätzlich verfügt ein Block über Eigenschaften die z.B. die spätere Textformatierung vorgeben. Die Darstellungsoptionen sind so divers, dass ich sie hier nur kurz zusammenfasse:
Das alles ist im Prinzip noch keine Magie, obwohl es mich schon wundert, dass ich es bisher nicht gesehen habe. Uns hat das natürlich noch nicht gereicht, also haben wir den SalesKing-Blöcken etwas eingeheizt.
In den aufgezählten Block-Optionen habe ich zwei noch nicht erwähnt:
Im Folgenden ein Screenshot der Blockeigenschaften des “notes_after”-Blocks (Grußformel an Ende der Rechnung), mit einem Spezialfeld:
Eingenschaften eines Block mit aktivierten Spezialfeld Einstellungen
Jeder Block kann dieses Spezialfeld “show_on_page” enthalten, denn es beeinflusst – nicht schwer zu raten – auf welcher Seite im Dokument der Block angezeigt werden soll. Dieses Feld, für mehrseitige PDF’s gedacht, kann drei verschieden Werte enthalten:
Wie Sie schon gemerkt haben erlauben wir mehrere Seiten pro Vorlage bzw. Ausgabe-PDF. Ein mehrseitiges PDF benötigt deshalb eine intelligente Seitennummerierung. Das bringt unsere Blocknamen mit besonderer Bedeutung ins Spiel, ein solcher ist der “page_number”-Block:
Seiten-Nummer Block mit Spezielfeld zur Formatierung
Im Seiten-Nummern-Block können Sie die Formatierung der Seitennummern, ebenfalls über ein Spezial-Feld einstellen. In diesem Fall ist die Ausgabe: “Seite 1 von 3″.
Nicht für den SalesKing, denn ein neues PDF wird Seite für Seite von der Vorlage erzeugt. Übersteigt die Ausgabe-PDF Länge die in der Vorlage enthaltenen Seiten, wird die letzte Vorlagen-Seite für das verbleibende Dokument benutzt. Schwer vorstellbar? Ein Beispiel:
Sie drucken eine Rechnung, mit vielen Posten, über drei Seiten und benutzen dazu eine zweiseitige PDF-Vorlage.
Für die erste Seite wird die erste Vorlagenseite genutzt, und der Block “notes_after” (Grußformel am Rechnungsende) wird, wie oben abgebildet, nicht angezeigt. Sein Platz wird übrigens von den Rechnungsposten mitbenutzt. Die folgenden zwei Seiten werden aus der zweiten Vorlagenseite erzeugt. Das Aufteilen der Rechnungsposten erfolgt dabei automatisch, natürlich werden Überträge und Zwischensummen eingefügt. Der Grußformel-Block wird auf der zweiten Seite ebenfalls überschrieben.
Hört sich recht simpel an und wird vom (professionellen) User erwartet, doch die wenigsten Rechnungsprogramme unterstützen so etwas. Vielleicht übertreibe ich, da die meisten Rechnungen einseitig sind, doch wer schon mit mehrseitigen Rechnungen gekämpft hat, kennt die diversen Probleme.
Noch nicht genug Freiheit? Lesen Sie im nächsten “KingPDF-Templates”-Artikel: